Hallitustehtävät (pestit)

Nefalle valitaan uusi hallitus joka syksy yhdistyksen syyskokouksessa. Hallitukseen kuuluu aina vähintään viisi henkilöä, joihin sisältyy aina vähintään puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja varapuheenjohtaja. Muut hallituspestit täytetään mahdollisuuksien mukaan, mutta muita tärkeitä tehtäviä ovat esimerkiksi koulutuspoliittinen vastaava ja tapahtumavastaava. Aiemmin mainitut viisi pakollista tehtävää on pakko täyttää hallituksen jäsenistä, mutta muita pestejä voivat hoitaa myös hallituksen ulkopuoliset toimihenkilöt. Hallituksen ulkopuolisella toimihenkilöllä ei ole äänestysoikeutta hallituksen kokouksissa, mutta muuten hänen toimensa on täysin identtinen muiden kanssa. Suuri ero on kuitenkin juuri valintamenettelyssä. Hallituksen jäsenet voidaan valita VAIN yhdistyksen kokouksissa, toimihenkilön taas voi valita itse hallitus. Tämä on syytä muistaa, sillä yhdistyksen kokouksen järjestäminen yhden hallituksen jäsenen valintaa varten voi olla aika työlästä. Kesken kauden kannattaakin suosia uusien henkilöiden valitsemista juuri toimihenkilöiksi. Listaamme tässä seuraavaksi erikseen hallitustehtävät (jotka voidaan täyttää vain hallituksen jäsenistä), muut tehtävät (joihin voi valita hallituksen jäseniä tai toimihenkilöitä) ja hallitustoiminnan ulkopuoliset tehtävät (joita voivat hoitaa täysin yhdistyksen ulkopuoliset henkilötkin). Tehtäviä voi keksiä halutessaan muitakin, mutta tässä on lueteltuna vain olennaisimmat. Hallituksessa voi toimia myös varajäsenenä.

Hallituslaisen yleinen velvollisuus on olla aktiivinen ainejärjestön toimija hoitaen vastuualueeseensa liittyviä tehtäviä sekä osallistua hallituksen kokouksiin ja yleiseen päätöksentekoon. Mikäli hallituslainen estyy pääsemästä tehtäväänsä liittyvään palaveriin, on hänellä velvollisuus ilmoittaa asiasta ajoissa hallitukselle, jotta mahdollinen sijainen saadaan paikalle. JYY:n valiokuntien toimintaan osallistuminen, sähköpostilistojen ja sektorien Facebook-ryhmien seuraaminen sekä verkostoituminen toisten ainejärjestöjen pestien haltijoiden kanssa on myös suotavaa. Alkuvuodesta järjestettävä järjestöseminaari auttaa pestiin perehtymisessä.

Tämänvuotisen hallituksen tehtävänjako löytyy yhteystiedot-sivulta.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja toimii NEFA:n pääedustajana ja keulakuvana. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu:

yhteistyökuviot mm. laitoksen, ylioppilaskunnan ja muiden järjestöjen kanssa
esityslistojen laatiminen ja kokouskutsujen lähettäminen
“ohjien pitäminen käsissään”, tehtävien delegointi muille hallituslaisille
järjestön toiminnan kehittäminen ja jatkuvuudesta huolehtiminen
valvoo, että toiminta on yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain mukaista

huolehtii nimenkirjoittajien muutoksesta PRH:lle aina vuoden alussa
valvoo, että hallitus toteuttaa yhdistyksen kokouksessa päätettyjä asioita
toimii yhtenä järjestön kolmesta nimenkirjoittajasta, eli voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja NEFAn nimissä
laatii toimintakertomuksen yhteistyössä hallituksensa kanssa seuraavan kauden kevätkokoukseen
laatii toimintasuunnitelman yhdistyksen syyskokoukseen (mielellään tulevan kauden pj:n kanssa jos tämä on jo tiedossa)

Puheenjohtajan tehtävä on siis kokonaisuudessaan varmistaa, että hommia hoidetaan sääntöjen mukaisesti. Hän vetää kokoukset ja kutsuu ne koolle ja toimeenpanee päätökset delegoiden tehtävät hallituslaisilleen. Puheenjohtaja myös hoitaa viralliset edustukset ja allekirjoittaa virallisia asiakirjoja.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan varahenkilönä kokouksien vetämisessä ja tukee häntä tarvittaessa toiminnan mm. yhdistyksen edustamisessa. Varapuheenjohtajan tehtävien paljous riippuu paljon hallituskaudesta ja hallituksen puheenjohtajasta.

Hyvä periaate olisi, että edellisvuoden varapuheenjohtaja jatkaisi seuraavalle kaudelle puheenjohtajana.

Sihteeri

Sihteerin tehtäviin kuuluu määrämuotoisten pöytäkirjojen laadinta, yhdistyksen asiakirja-arkiston ylläpito ja pöytäkirjojen toimittaminen jäsenistön luettavaksi.

Sihteeri:

on aktiivisesti paikalla kokouksissa ja laatii kokousten pöytäkirjat
kirjoittaa pöytäkirjan puhtaaksi seuraavaan kokoukseen mennessä, jotta hallitus voi sen siellä hyväksyä
lähettää hallituksen hyväksymät pöytäkirjat Nefan sähköpostilistalle, arkistoi ne sähköisesti Nefan Dropbox-kansioon sekä tulostettuina ja allekirjoituksilla varustettuna kappaleina Nefan kaappiin ToNe-huoneeseen. Pöytäkirjoista voi myös laatia muistion tai vastaavan tiivistelmän tiedotusta varten.

Sihteeri toimii toisena nimikirjoittajana ja puheenjohtajan/varapuheenjohtajan tukena. Jos sihteeri ei pääse kokoukseen, häntä voi tuurata toinen hallituslainen kunhan tämä valitaan kyseisen kokouksen sihteeriksi. Sihteerin tehtävä sopii hyvin yhteen tiedottajan ja webmasterin tehtävien kanssa.

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja huolehtii yhdistyksen taloudesta ja rahaliikenteestä, joten hänen tehtävänsä on erityisen vastuullinen.

Taloudenhoitaja:

raportoi yhdistyksen talousasioista kokouksissa (tilin saldo, mitä tilitapahtumia tilille on tullut edellisen kokouksen jälkeen jne.)
maksaa kokouksessa hyväksytyt laskut
kirjaa rahaliikenteen valitsemaansa tilinhallintaohjelmaan (esimerkiksi Tappio-ohjelmaan) kahdenkertaisella kirjanpidolla

päivittää ja ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä (ellei erikseen ole jäsenrekisterivastaavaa)
huolehtii Nefan käteiskassasta ja (yleensä) myös oheistuotteista (eli pääasiallisesti haalarimerkeistä)
laatii seuraavan kauden kevätkokoukseen tilinpäätöksen, joka sisältää ainakin tuloslaskeman ja taseen, mielellään myös pää- ja päiväkirjan (lisäksi oheen liitetään toimintakertomus)
huolehtii siitä, että toimessa oleva päätösvaltainen hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen kokouksessaan ennen kevätkokousta
laatii talousarvion yhdistyksen syyskokoukseen (mielellään yhteistyössä tulevan kauden taloudenhoitajan kanssa jos tämä on tiedossa ennen kokousta)

Taloudenhoitaja siis hoitaa Nefan taloutta, raportoi siitä kokouksissa, ylläpitää mahdollisesti jäsenrekisteriä ja hoitaa taloudenpidon asiakirjojen laadinnan.

Varsinaisten hallitustehtävien lisäksi pestejä voivat olla:

Koulutuspoliittinen vastaava

Koulutuspoliittinen vastaava toimii ns. opintovastaavana tai edunvalvontavastaavana. Nimike vaihtelee hieman järjestöittäin, mutta Nefassa on kulkenut tuttavallisemmin nimellä kopo. Kopon tehtäviin liittyy kaikki opetukseen liittyvät asiat. Kopo valvoo, että opiskelijoiden oikeudet huomioidaan, kerää palautetta opinnoista/opetussuuunnitelmasta ja toimii välikätenä opetushenkilökunnan ja opiskelijan välillä. Kopo saa apua ja neuvoja mm. ylioppilaskunnan kopo-sihteeriltä ja vertaistukea kopo-valiokunnan kokouksista. Kopo suunnittelee tai järjestää koulutuspoliittista toimintaa, esim. työelämäpäivän tai sivuaineinfon, yhteistyössä Tosineen kopon kanssa. Kopo voi osallistua erilaisiin koulutukseen liittyviin työryhmiin opiskelijaedustajana.

Sosiaalipoliittinen vastaava

Sosiaalispoliittinen vastaava toimii ns. hyvinvointivastaavana ja toisena edunvalvontavastaavana. Sopon tehtäviin liittyy kaikki asumiseen, terveyteen, henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin ja tasa-arvoon liittyvät tehtävät. Käytännössä pienessä ainejärjestössä sopon tehtävät ovat suhteellisen vähäiset, joten toimi on yleensä edustajansa näköinen. Innokkaan sopon kannattaa käydä aktiivisesti haistelemassa sopovaliokunnan kokouksissa yliopiston sosiaalipolitiikan uusia tuulia, joista voisi ammentaa inspiraatiota Nefan toimintaan.

Nefan koulutus- ja sosiaalipoliittisen vastaavan tehtävät on yhdistetty koposopoksi.

Tapahtumavastaava

Tapahtumavastaava eli tapsa on enimmäkseen vastuussa Nefan tapahtumien käytännön järjestelyjen hoitamisesta. Tämä voi pitää sisällään esimerkiksi tilojen varausta Kovs-järjestelmässä, Facebook-eventtien luomista, tapahtumista tiedottamista Facebookissa, tiedotuskanavalla ja sähköpostilistalla, uusien ja vanhojen tapahtumien suunnittelua… Kaikissa tapahtumissa vastuuta ei työnnetä pelkästään tapsalle, vaan suurinta osaa tapahtumista hallitus suunnittelee yhdessä. Tapahtumavastaavan lisäksi tapahtumia järjestävät tapahtumatiimiläiset, jotka ovat hallituksessa toimihenkilöinä ilman hallitusvastuuta.

Tapahtumavastaavan/-vastaavien tehtävään kuuluu ainejärjestön virallisten tapahtumien järjestäminen. Tämä voi merkitä mm. tilavarausten tekemistä, ohjelman suunnittelua tai vaikkapa mahdollisen tarjoilun valmistelemista. Tapahtumakutsujen lähettäminen jäsenistölle ja niiden osallistujalistojen kerääminen on myös tapsan tehtävä. Tapahtumia voidaan järjestää yhteistyössä toisten ainejärjestöjen kanssa. Yhteistyö KULO ry:n kanssa, sekä muiden ainejärjestöjen kanssa tehtävät yhteistyöt kuten ekskursiot ja risteilyt ovat myös mahdollisia. NEFA-Jyväskylän vuotuistapahtumien lisäksi tapahtumatiimi voi järjestää myös pienimuotoisempaa toimintaa.

Tapahtumatiedottamisessa kannattaa käyttää suomen lisäksi englantia silloin, kun KUMU:ssa on vaihto-opiskelijoita.

Some- ja viestintävastaava

Tiedottaja huolehtii ainejärjestön yleisestä viestinnästä ja hallinnoi mahdollisesti yhdistyksen sähköpostilistoja ja Facebook-sivua (oikeudet pyydetään edelliskauden vastaavilta). Kiireelliset tiedotustehtävät kuuluvat aina viime kädessä tiedottajalle ja tiedottajan tulisi yleisesti huolehtia siitä, että Nefan jäsenet pysyvät kärryillä siitä mitä Nefan hallituksessa tapahtuu. Sähköpostilistoille tiedottaja hyväksyy uudet jäsenet ja moderoi niitä tiukalla otteella (ihan kaikkia Nefalle täysin yhdentekeviä viestejä ei kannata päästää läpi, Nefan yleisen listan tulisi keskittyä opiskelijoille olennaisiin asioihin ja Nefan omaan tiedotukseen).

Tärkeässä (ja oleellisessa) tiedotuksessa kannattaa käyttää suomen lisäksi englantia silloin, kun KUMU:ssa on vaihto-opiskelijoita.

Somevastaavan ja viestintävastaavan tehtäviin kuuluu yhdistyksen Instagram-tilin, Facebook-ryhmän ja sivun hallinnointi. Somevastaava tuottaa ja jakaa materiaalia ainejärjestön sosiaalisen median kanaviin ja aktivoi jäseniä osallistumaan sisällön tuottamiseen. Hän vastaa viestinnän linjauksista ja saavutettavuudesta.

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri- ja alumnivastaavan tehtävänä on ylläpitää järjestön jäsenrekisteriä (aktiivi- ja alumnijäsenrekisterit), sekä toimia yhteyshenkilönä hallituksen ja ainejärjestön entisten jäsenten eli alumnien välillä. Rekisteri- ja alumnivastaava voi järjestää toimintaa tai tapahtumia yhdessä järjestön tapahtumavastaavien kanssa, esimerkiksi alumnitapahtumia tai paneelikeskusteluja. Jäsenrekisterivastaava huolehtii rekisteriselosteista.

Webmaster

Webmaster huolehtii Nefan nettisivujen päivittämisestä ja ylläpidosta. Usein tämä tehtävä on järkevää yhdistää tiedottajan tehtävien kanssa tai jos tiedottajaa ei haluta valita kannattaa webmasterin hoitaa myös sähköpostilistojen ja Facebook-sivun ylläpito sekä moderointi. Webmaster saa haltuunsa Nefan verkkosivujen käyttäjätilin, ja pääsee päivittämään sivujen sisältöä. Vuosittain päivitettäviä sivuja ei ole kovin montaa (lähinnä hallituksen kokoonpanon ja yhteystiedojen täytyy olla ajan tasalla), mutta aktiivinen webmaster käy lävitse myös sivujen muun sisällön ja tarkistaa onko sivuilla päivitystarvetta. Webmaster voi toimia myös viestintävastaavana some-vastaavan ohella.

Kansainvälisyysvastaava

Kansainvälisyysvastaava huolehtii Nefan kansainvälisyydestä esimerkiksi tutustumalla laitoksen vaihto-opiskelijoihin (vaihtareiden lukukauden aloitusinfo on hyvä paikka aloittaa), tuomalla heitä Nefan tapahtumiin ja promotoimalla vaihtoon lähtöä jäsenistölle. Kv-vastaava tekee yleensä yhteistyötä Tosineen vastaavan kanssa silloin kun vaihto-opiskelijoille tai paikallisille opiskelijoille järjestetään jotain kansainvälistymiseen liittyvää toimintaa. Kv-vastaavan toimen aktiivisuus vaihtelee yleensä vuosittain sen mukaan, onko laitoksella lainkaan vaihtareita. Aktiivisen vastaavan kannattaa kuitenkin osallistua esimerkiksi kv-valiokunnan kokouksiin, sillä niistä saa yleensä hyvin inspiraatiota myös Nefan sisäiseen toimintaan.

Ympäristö- ja kehitysyhteistyövastaava

Ympäristövastaava huolehtii ainejärjestön ympäristöasioista ja pyrkii kehittämään Nefan toimintaa ympäristöystävällisemmäksi. Vastaava huolehtii, että ainejärjestö kierrättää, käyttää tapahtumissaan kestoastioita ja toimii muutenkin ympäristön kannalta eettisesti. Ympäristövastaava voi halutessaan suunnitella ympäristöaiheisia tapahtumia yhteistyössä toisten ainejärjestöjen vastaavien kanssa.

Ympäristövastaavan vuosittainen tehtävä on huolehtia Nefan osallistumisesta JYY:n järjestöjen ympäristökilpailuun, jossa palkintona on kahisevaa ja ympäristömerkkejä. Kilpailu järjestetään perinteisesti aina vuoden loppupuolella, tyypillisesti marraskuussa, ja osallistuminen hoidetaan nettilomakkeella.

Ympäristövastaava opastaa muita hallituslaisia ja ainejärjestön jäseniä ekologisempaan toimintaan ja ympäristön huomiointiin. Hallituksen asiakirjoja tulostetaan mahdollisimman vähän. Nefan hallituksen järjestämissä tapahtumissa on sitouduttu tarjoamaan Reilun Kaupan kahvia ja teetä. Tapahtumien tarjoilut ovat mielellään kasvispainotteisia. Ympäristövastaava huomioi, että tapahtumien jätteen määrä pyritään minimoimaan ja kierrättämään asianmukaisesti ja huolehtii lajittelusta tiedottamisesta jäsenistölle. Tapahtumissa tarvittavia esineitä ja astioita voidaan lainata muilta ainejärjestöiltä ja JYY:ltä. Tone-huoneen kierrätysastiat ja niistä tiedottaminen ovat myös ympäristövastaavan vastuulla yhdessä Tosineen ympäristövastaavan kanssa.

Liikuntavastaava

Liikuntavastaava voi vastata aina syksyisin Nefan liikuntavuoron varauksesta, jäsenten toivoessa liikuntavuoroa ja ylläpitää ainejärjestön Sekalaista liikuntaa -ryhmää Facebookissa, tai tiedottaa liikuntavuoroista muuta kautta. Liikuntavastaava käy aktiivisesti mahdollisella Nefan liikuntavuorolla tai delegoi vuoron hallinnoinnin jollekin toiselle. Liikuntavastaava voi myös tiedottaa järjestölle liikunta-aiheisista tapahtumista tai järjestää omansa. Vastaavan kannattaa käydä liikuntavaliokunnan kokouksissa.

Untamo-vastaava

Päätoimittaja voi kuulua hallitukseen tai olla sen ulkopuolelta valittu toimihenkilö. Päätoimittaja voidaan valita joko vuoden alussa tai yhdistyksen syyskokouksessa. Ensimmäisessä tapauksessa valinnan suorittaa hallitus. Päätoimittajan toimikausi on kalenterivuosi ja vuoden aikana on toimitettu kaksi lehteä mahdollisessa yhteistyössä Tosine-lehden päätoimittajan kanssa. Tehtäviin kuuluu lehden toimittaminen (juttujen keräys, editointi ja kirjoittaminen) ja taitto. Päätoimittaja saa tehtäväänsä perehdytyksen edellisvuoden päätoimittajalta. Tarkempaa tietoa tehtävästä löytyy Facebookin Untamo-ryhmästä.

Yhdenvertaisuusvastaava

Yhdenvertaisuusvastaava valvoo tapahtumien yhdenvertaisuutta ja luo turvallisuuden tunnetta. Hän huolehtii tapahtumien esteettömyydestä ja huolehtii, että ne ovat yhdenvertaisuussuunnitelman mukaisia.

Yhteistyö- ja sponsorivastaava

Yritysyhteistyö- ja sponsorivastaavan tehtävänä on huolehtia sovituista yhteistyösopimuksista ja kumppanuussopimuksista. Tapahtuma- ja sidosryhmäyhteistyöt voivat olla myös hänen tehtävinään.

Kulttuurivastaava

Kulttuurivastaava osallistuu kulttuurivaliokunnan kokouksiin ja tiedottaa jäsenistölle kulttuuriin liittyvistä tapahtumista.

Kulo-vastaava

Kulo-vastaava on Nefan hallituksen jäsen tai sen ulkopuolinen toimihenkilö, joka huolehtii ainejärjestön yhteyksistä kattojärjestöön Kuloon. Jos joku Nefa-aktiivi on Kulon hallituksen jäsen (kuten toivottavasti joka vuosi on), on tehtävä automaattisesti hänen vastuullaan. Kulovastaavan tehtävät vaihtelevat vuosittain, mutta erityisen tärkeä rooli on silloin kun Kulon vuotuisseminaari järjestetään Jyväskylässä.

Muut tehtävät

Tutorit

Etnologian, antropologian ja kulttuuripolitiikan tutorit valitsee Historian ja etnologian laitos, joten käytännössä tutorvalinta ei liity Nefan toiminaan. Meille valitaan aina yksi tai kaksi tutoria ja tutoriksi voivat hakea ketkä tahansa KUMU:n opiskelijat, eli tehtävä ei vaadi Nefan jäsenyyttä. Tutorit käyvät läpi tutorkoulutuksen ja heille maksetaan työstään uusien opiskelijoiden kanssa pientä palkkaa (+ palkkioksi pari opintopistettä raportista). Tutorit lähettävät uusille opiskelijoille tervetuliaiskirjeen, luovat yhteishenkeä, huolehtivat näiden tutustuttamisesta yliopistomaailmaan, vievät fukseja erilaisiin infoihin, järjestävät heille aktiviteetteja ja ennen kaikkea tutustuttavat heidät Nefan toimintaan! Tutorhausta tiedotetaan aina keväisin sähköpostilistoilla.

KV-tutorit

Kv-tutorin tehtävät ovat hyvin lähellä tavallisen tutorin tehtäviä, mutta toimi pitää sisällään hiukan enemmän kädestäpitämistä kuin suomalaisten opiskelijoiden kanssa, sillä vieraaseen kulttuuriin tulo voi aiheuttaa monille uusille opiskelijoille hiukan enemmän vaikeuksia. Työ on siis vastuullisempi ja vaatii suhteessa myös enemmän aikaa. Palkka on myös tästä johtuen korkeampi. Kv-tutoreita haetaan sekä syksy- että kevätlukukaudelle ja heillä on yleensä tutoroitavana hiukan pienempi ryhmä opiskelijoita. Kv-tutoreiden valintaan vaikuttaa vaihto-opiskelijoiden opiskelema ala. Tehtävä soveltuu erityisesti vaihdossa aiemmin olleelle opiskelijalle tai kotikansainvälistymiseen.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastaja on hallituksen ulkopuolinen henkilö, joka hoitaa yhdistyksen toiminnantarkastuksen keväällä ennen yhdistyksen kevätkokousta ja kirjoittaa tarkastuksestaan lausunnon. Toiminnantarkastus tarkoittaa yhdistyksen talouden ja hallinnon läpikäyntiä ja tavoitteena on tarkistaa, että yhdistyksen toiminta oli edelliskaudella yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaista. Jos suuria puutteita tai väärinkäytöksiä ei löydy, ehdottaa toiminnantarkastaja raportissaan edelliselle hallitukselle vastuuvapauden myötämistä. Toiminnantarkastajalla on hyvä olla ymmärrystä yhdistyksen taloudenpidosta, joten esimerkiksi vanha taloudenhoitaja sopii pestiin mainiosti. Toiminnantarkastaja ei saa olla yhdistyksen toiminnassa mukana. Toiminnantarkastaja ei saa myöskään olla läheisessä suhteessa keneenkään tarkastamansa kauden hallituksen jäseneen (esim. puoliso). Sopivin tehtävään on siis yleensä eläköitynyt aktiivi, vaikka toiminnantarkastajaksi voidaan kyllä valita kuka tahansa yhdistyksen ulkopuoleltakin. Yliopistosta valmistuneen toiminnantarkastajan ajantasaiset yhteystiedot on syytä olla tiedossa, koska häneen on saatava yhteys ennen kevätkokousta toiminnantarkastusta varten. Toiminnantarkastaja voi halutessaan osallistua JYY:n toiminnnantarkastuskoulutukseen. Ennen kevätkokousta kannattaa tutustua yhdistyksen säännöissä ilmoitettuihin ehtoihin, jotka liittyvät toiminnantarkastuksen oikeaoppiseen suorittamiseen ja laillisuuteen.

JYY:n edustajisto

Ylioppilaskunnan päätäntävaltaa käyttävä edustajisto valitaan kahden vuoden välein, seuraavaksi syksyllä 2023. Edustajat pääsevät päättämään JYY:n toiminnasta sekä keskeisen henkilöstön rekrytoinneista.