Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja henkilötietolain (1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Tutustu NEFA-Jyväskylä ry:n sääntöihin täällä. Hallituksen yhteystiedot löytyvät täältä. Tapahtumia varten laadittu rekisteriseloste löytyy täältä.
Jyväskylän yliopiston KUMU -tutkinto-ohjelman, ja etnologian ja antropologian oppiaineen opiskelijoiden ainejärjestö Nefa-Jyväskylä ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti rekisteri- ja tietosuojaselosteeksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys). Yhdistyksen hallituksen on pidettävä sen jäsenistä rekisteriä yhdistyslain (1989/503) mukaisesti.
Nefa-Jyväskylä ry:n rekistereihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsenyyden ylläpito, tapahtumiin osallistumiseen liittyvä yhteydenpito sekä tiedotus opintoihin liittyvistä asioista ja yhdistyksen tapahtumista.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Yhdistyksen jäsenyys on voimassa viiden vuoden ajan jäseneksi liittymisestä, ja sen voi uusia täyttämällä jäsentietolomakkeen uudelleen. Jäsenyyden uusimisesta muistutetaan sähköpostitse. Ellei jäsenyyttä uusita, jäsenyys lakkaa ja tiedot poistetaan rekistereistä. Alumnijäseneksi liittyessä tiedot poistetaan aktiivijäsenrekisteristä.
Tämä rekisteriseloste on päivitetty viimeksi 30.11.2022. Rekisteriseloste on laadittu 19.3.2018.
- Rekisterinpitäjä: NEFA-Jyväskylä ry
Historian ja etnologian laitos, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa:
NEFA-Jyväskylä ry:n jäsenrekisterivastaava Oona Jouhki nefa.rekisteri(at)gmail.com sekä sähköpostilistan ja verkkosivujen ylläpitäjä Rita Miettinen, nefa.hallitus(at)gmail.com
3. Rekisterien nimet: Nefa-Jyväskylä ry:n aktiivijäsenrekisteri, NEFA-Jyväskylä ry:n alumnijäsenrekisteri sekä tapahtumakohtaiset osallistujarekisterit ilmoittautumista edellyttävien tapahtumien yhteydessä.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Aktiivijäsenrekisterin tietoja käytetään yhdistyksen jäsenmäärän kartoitukseen, jäsenyyden hoitoon ja yhdistyksen sisäiseen tiedottamiseen.
Alumnijäsenrekisterin tietoja käytetään yhdistyksen alumnijäsenmäärän kartoitukseen, alumnijäsenyyden hoitoon ja yhdistyksen tiedottamiseen.
Tapahtumien yhteydessä kerättävään ilmoittautujarekisteriin kerätään osallistujan nimi, sähköpostiosoite ja erityistoiveet.
5. Rekisterin tietosisältö:
Jäsen- ja alumnijäsenrekisteriin kerätään jäsenestä seuraavat tiedot: nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisvuosi, jäsenmaksun suorittaminen ja jäsenyyden tila.
Ilmoittautumista edellyttävissä tapahtumissa tietoja käytetään osallistujamäärän kartoitukseen, tapahtumaan osallistuville tiedottamiseen sekä tapahtumakohtaisten toiveiden, kuten mahdollisen ryhmäjaon huomioon ottamiseksi. Ilmoittautumisen yhteydessä osallistujilta tiedustellaan myös, saako heistä mahdollisesti otettuja kuvia julkaista yhdistyksen viestintäkanavissa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet:
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä sähköisellä lomakkeella lähetetystä viesteistä, joissa hän luovuttaa tietojaan. Ilmoittautumista edellyttäviin tapahtumiin ilmoittaudutaan Nefan Kide.app -sivuston kautta joulukuusta 2022 alkaen. Kide.app -sivuston toiminnasta, henkilötietojen käsittelystä ja henkilötietorekisterin ylläpidosta vastaa Treangolo Oy.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Tietoja säilytetään lukitussa kaapissa. Sähköinen aineisto on suojattu salasanalla. Käyttäjäoikeudet on rajattu rekisterin ylläpitäjiin ja tapahtumien osalta niiden järjestäjiin.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä
tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden ainejärjestön toimijoiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus:
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista:
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen korjausta. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle, joka vastaa siihen ilman aiheetonta viivästystä. Henkilötietoja koskevissa kysymyksissä opastaa tarkemmin Tietosuojavaltuutetun toimisto, johon voi raportoida myös tietosuojasäännösten vastaisesta henkilötietojen käsittelystä.
Nefa-Jyväskylä ry 